ระบบควบคุมอะไหล่ในงานซ่อมบำรุง (Stock Control System)
วัตถุประสงค์ที่ต้องมีระบบ การควบคุมอะไหล่
หากเราจะมีระบบการบริหารงานซ่อมบำรุงที่ดีได้นั้น สิ่งที่เราจะละเลยเสียมิได้ และต้องดำเนินการควบคู่กันไป คือ ระบบการบริหารคลังอะไหล่ เพราะว่าระบบคลังอะไหล่ เปรียบเสมือน กับการส่งกำลังบำรุงแก่กองทัพ หากการเก็บอะไหล่ไม่ดีพอ หาอะไหล่ในคลังไม่พบ ทั้ง ๆ ที่มี ของอยู่ หรืออะไหล่หมด เบิกอะไหล่ที่ต้องการไม่ได้ ก็จะส่งผลให้โปรแกรมการซ่อมบำรุงที่จัดไว้ ไม่สามารถดำเนินการได้ตามที่วางแผนไว้
หัวหน้าฝ่ายซ่อมบำรุงส่วนใหญ่ มักมองข้ามเรื่องเกี่ยวกับการควบคุมคลัง อะไหล่ เห็นเป็นเรื่องเล็ก ปล่อยให้ลูกน้องดำเนินการไปเอง โดยไม่ได้สนใจมาดูรายละเอียดว่า สิ่งที่ลูกน้อง ได้ดำเนินการไปนั้น มีประสิทธิภาพดีมากน้อยเพียงใด มีการเสียเวลาในการซ่อมบำรุงเครื่องจักร อันเนื่องมาจากขาดอะไหล่ ที่สำคัญหรือไม่ ทำให้ต้องสูญเสียโอกาสที่จะผลิตสินค้า การส่งมอบ คลาดเคลื่อนไปจากกำหนดเดิม หรือในทางตรงกันข้าม เราได้เก็บอะไหล่บางชนิดซึ่งไม่ค่อยได้ใช้ ไว้ในปริมาณมากๆ หรือไม่ ซึ่งเหล่านี้นับเป็นการสูญเสียอีก อย่างหนึ่งขององค์กร ซึ่งปล่อย ให้เงินของบริษัทจำนวนมหาศาล มาจมอยู่กับอะไหล่ในคลังของเราเอง
สำรวจระบบการควบคุมอะไหล่ในปัจจุบัน
เราลองมา เริ่มต้นสำรวจ ระบบการควบคุมอะไหล่ในสโตร์ของเรา ในสภาพปัจจุบันที่เป็นอยู่ ว่ามีลักษณะเป็นอย่างไร?
2. การรับอะไหล่เข้ามา ในสโตร์ทุกครั้ง มีการตรวจเช็คขนาดและรายละเอียดอื่น ๆ ว่าถูกต้องตามสเปกที่สั่งซื้อไปหรือไม่
3. มีระบบการเก็บบันทึกข้อมูล การรับของเข้าสโตร์ทุกครั้งหรือไม่ เช่น ข้อมูลใบส่งของจากผู้ขาย ใบเสนอราคา หรือราย ละเอียดอื่นๆ ที่สำคัญ
4. การเบิกอะไหล่จากสโตร์ มีการเขียนใบเบิก หรือลงบันทึกในสมุดเบิกไว้เป็นกลักฐานทุกครั้งหรือไม่
5. มีการลง Stock card เพื่อติดตามยอดอะไหล่คงเหลือในคลัง การรับเข้าและการเบิกออก
6. ในการยืมอะไหล่หรือเครื่องมือจากสโตร์ ได้มีการบันทึกการยืมไว้เป็นหลักฐานทุกครั้งหรือไม่
7. มีการกำหนดจำนวนต่ำสุดในการเก็บ (Min Stock Q'ty) และจำนวนสั่งซื้อต่อครั้ง (Order Q'ty) สำหรับ รายการอะไหล่ต่างๆ ที่สำคัญในสโตร์หรือไม่
8. ทุกสิ้นเดือน มีการเช็คจำนวนอะไหล่คงเหลือจริง เทียบกับยอดตามบัญชีหรือยอดในคอมพิวเตอร์หรือไม่
การจัด ประเภทอะไหล่
เรามาเริ่มต้นโดยการจัดประเภทอะไหล่ เพื่อง่ายแก่การวางหลักฐานการควบคุมต่อไป หลักทั่ว ๆ ไปที่ใช้จัดแบ่งประเภทของอะไหล่ อาจยึดถือตามหลักความสำคัญ เช่น
1. อะไหล่เฉพาะเครื่องที่มีความสำคัญมาก และถือเป็นจุดวิกฤติของเครื่องจักร หากอะไหล่นี้เสียหายชำรุด
2. อะไหล่มาตรฐาน ซึ่งสามารถใช้กับเครื่องมือเครื่องจักรได้มากกว่าหนึ่งเครื่องขึ้นไป
3. อะไหล่และวัสดุที่ซื้อ มาใช้กับโครงการหรืองานเฉพาะอย่าง ซึ่งไม่ได้ใช้อย่างต่อเนื่อง มีระยะเวลาเสร็จสิ้นโครงการ ส่วนใหญ่จะมีการประมาณจำนวนที่จะใช้ไว้ตั้งแต่ตอนเริ่มโครงการ
4. ส่วนประกอบอะไหล่ เช่น สกรู นอต แหวนสปริง แหวน อีแปะ สปริง ตะปู ฯลฯ ควรจะจัดให้มีไว้พอสมควร
5. วัสดุอื่น ๆ ที่ใช้ประกอบการซ่อม เช่น น้ำมันเบนซิน กระดาษทราย น้ำมันเครื่อง จารบี กาว ฯลฯ ส่วนใหญ่เป็นวัสดุสิ้นเปลือง
ระบบการบริหาร
เมื่อได้พิจารณาจัดประเภทของอะไหล่เสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อมา ก็ควรจะพิจารณาถึงปริมาณที่เหมาะสม ของอะไหล่แต่ละชนิดที่ควรจะมีการเก็บไว้ในสโตร์ แต่ใน ทางปฏิบัติ เราอาจ ไม่สามารถที่จะเก็บสต๊อคอะไหล่ไว้ได้ครบทุกชนิด เนื่องจากต้นทุนที่มีราคาแพง ดังนั้น การที่จะกำหนดปริมาณของอะไหล่ที่เหมาะสม อาจมีวิธีการกำหนดแตกต่างกันไป 3 วิธีกันดังนี้
1. กำหนด ระดับบริการจากอะไหล่ทั้งหมดที่มาขอเบิก โดยคำนวณระดับบริการได้ง่าย จากจำนวนอะไหล่ที่สามารถเบิกได้ทันที
2. กำหนดระดับบริการจากรายการอะไหล่ที่มีการเก็บในคลังเท่านั้น เป็นการคิดเฉพาะรายการที่มีนโยบาย ให้เก็บในคลังอะไหล่เท่านั้น
3. กำหนดระดับบริการตามประเภทอะไหล่ 5 ประเภทตามที่กล่าวในข้างต้นโดยคิดคำนวณจากจำนวนอะไหล่ที่สามารถเบิกได้ในแต่ละประเภท
เคล็ดลับในการจัดระบบซ่อมบำรุงอย่างง่าย
ผู้ที่รับผิดชอบในการบริหารฝ่ายซ่อมบำรุงของโรงงาน ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ก็คงจะเคยประสบกับปัญหาอย่างเดียวกันว่า หากไม่มี การจัดระบบซ่อมบำรุงที่ดีพอ มักจะเกิดปัญหาเรื่องเครื่องจักรเสียอยู่บ่อย ๆ บางครั้งสลับกันเสียจนช่างซ่อมกันไม่หวาดไม่ไหว อีกทั้งยังส่งให้ผลผลิตตกลง ไม่สามารถผลิตได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ เกิดผลเสียหายแก่โรงงาน ทาง แก้ไขปัญหานี้ก็โดยการจัดระบบซ่อมบำรุงแบบ Preventive Maintenance ( PM ) ซึ่งจะมีการซ่อมและเปลี่ยนอะไหล่ที่คาดว่า จะหมดอายุการใช้งาน แม้ว่าขณะที่ทำการเปลี่ยนนั้น ยังมีสภาพ ที่สามารถใช้งานต่อไปได้อีกเล็ก น้อยก็ตาม ด้วยหลักการนี้ จะทำให้เราไม่ต้องหยุดเครื่องเพื่อซ่อมบ่อย ๆ เพราะการซ่อมแต่ละครั้งจะมีการเปลี่ยนอะไหล่หลายชิ้นด้วยกัน ทำให้มี ความมั่นใจในการเดินเครื่อง ว่าจะไม่มีปัญหาจุกจิกเกิดขึ้น ผลผลิตที่ผลิตขึ้นจาก เครื่องจักรเหล่านี้ ก็จะได้มาตรฐานคงที่สม่ำเสมอ พนักงานคุมเครื่องก็จะสบายใจขึ้น ในด้าน ค่าใช้จ่ายถึง แม้ว่าต้องเปลี่ยนอะไหล่มากขึ้น แต่ก็ได้ข้อดีหลายประการ เช่น
1. ไม่ต้องหยุดเครื่องซ่อมอยู่บ่อย ๆ ทำให้ผลผลิต ได้เต็มที่ตามเป้าหมาย
2. ผลผลิตที่ได้มีมาตรฐานดี ไม่ต้องปรับเครื่องบ่อย ๆ
3. ลดจำนวนช่างซ่อมบำรุง เพราะการซ่อมแบบฉุกเฉินจะมีน้อยลง
4. ไม่มีผลข้างเคียงจากการที่อะไหล่ชิ้นหนึ่งเสีย แล้วทำให้ อะไหล่ที่ทำงานสัมพันธ์กันพลอยเสียไปด้วย เช่น เฟืองสึก ทำให้ลูกปืนเสียเร็วขึ้น
5. ช่วยยึดอายุการใช้งานของเครื่องจักร
เมื่อเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียทั้งหมดแล้ว การจัดระบบซ่อมบำรุงแบบ Preventive Maintenance ( PM ) ก็สามารถทำได้ไม่ยากเลย เริ่มต้นโดยการยอมเสียเวลา 3-4 ชั่วโมงต่อเครื่อง จักรเครื่องหนึ่ง ในการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง อ่านหนังสือคู่มือของผู้สร้างเครื่องจักรนั้น ๆ จัดทำแผนการ ซ่อมบำรุง และรายการอะไหล่ที่ควรจะมีอยู่ในสต็อก ถ้าโรงงานมีเครื่องจักรคล้าย ๆ กัน ก็จะประหยัดในการจัดทำ เพราะแผนการซ่อมบำรุงและอะไหล่ อาจจะเหมือนกันหรือใกล้เคียงกัน
ในการจัดทำแผนการซ่อมบำรุงนี้ ควรระลึกไว้จุดหนึ่งว่า ต้องจัดทำขึ้นให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมของโรงงานเราด้วย และต้องจัดทำให้ง่ายแก่การปฏิบัติเท่าที่จะทำได้ ในขณะ ที่จัดทำแผนการซ่อมบำรุง ต้องคำนึงด้วยว่าเรามีเครื่องจักรทั้งหมดกี่เครื่อง มี กำลังคนที่จะทำการซ่อมบำรุงกี่คน และช่วงเวลาที่จะหยุดเครื่องเพื่อทำการซ่อมบำรุงมีมากน้อยเพียงใด เช่น ปีละ 1 ครั้ง หรือ ปีละ 2 ครั้ง เป็นต้น
การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับเครื่องจักรต่าง ๆ อาจจัดทำเป็นรายงานข้อมูลประวัติเครื่องจักร ซึ่งเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรมาให้ละเอียดที่สุด เพื่อ ประโยชน์ในการดำเนินงานต่อไป จะได้ไม่ต้องไปค้นหารายละเอียดที่อื่นอีกให้เสียเวลา ในส่วนท้ายเป็นรายการอะไหล่ที่ควรจะมีสต็อกไว้ พร้อมทั้งระบุตำแหน่งที่เก็บในสโตร์ด้วย รายการ อะไหล่นี้อาจหามาได้จากคู่มือประจำเครื่อง หรือ ปรึกษากับฝ่ายเทคนิคของ บริษัทขายเครื่อง หรือดูจากประวัติการซ่อมที่ผ่านๆ มา
การจัดทำโปรแกรมการบำรุงรักษา
เมื่อได้จัดทำประวัติเครื่องจักรต่าง ๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็จะรวบรวมรายละเอียดจากคู่มือเครื่องจักรต่าง ๆ ในคู่มือของผู้ผลิตเครื่องจักร เพื่อจะใช้เป็นแนวทาง ในการ ดำเนินการ
1. กำหนดจุดที่จะตรวจเช็คในขณะที่ทำการซ่อมบำรุง
2. จัดทำ PM card ( preventive Maintenance Card )
3. กำหนดความถี่ของการตรวจสอบแต่ละช่วง
จากการที่ได้ศึกษาคู่มือของเครื่องอย่างละเอียด เราจะสามารถกำหนดได้ว่าจะทำการตรวจเช็คจุดไหนบ้าง ( PM check ) และความถี่ของการตรวจเช็คจะเป็นอย่างไร หากมีข้อ สงสัย ควรจะปรึกษากับบริษัทตัวแทนจำหน่ายเครื่องจักรนั้น เมื่อสามารถกำหนด PM check ได้หมดแล้วก็ให้ลงไว้ใน PM card แล้วให้เก็บข้อมูลเข้าแฟ้มเรียง ตามลำดับรหัสของเครื่องจักร เพื่อประโยชน์ในการค้นหารายละเอียดในอนาคตเมื่อมีปัญหาติดขัด ควรจะมีการกำหนดในขั้นตอนนี้ด้วย โดยกำหนดง่าย ๆ เป็นรหัสการตรวจเช็คดังนี้
PM card นี้จะต้องจัดเข้าแฟ้ม เรียงตาม PM No. โดยจัดเป็นกลุ่ม ๆ ตามรหัสเครื่องจักร ( 0010 ) แล้วค่อยเรียงตามรหัสความถี่การตรวจเช็ค ( M4 ) เพื่อความสะดวกในการค้นหา เมื่อช่างจะทำการตรวจเช็คเครื่องอะไร เขาต้องไปเปิดรายการเครื่องจักรที่มี หลายเครื่องก่อน เพื่อจะได้ทราบว่าเครื่องตามรหัสเครื่องจักรที่เขาจะทำการตรวจเช็คนั้น มีอยู่ทั้งหมดกี่เครื่อง ในโรงงาน และตั้งอยู่ที่ ใดบ้าง อาจได้ทำทุกเครื่องพร้อม ๆ กัน ( อาจมีรายละเอียดปลีกย่อยแตกต่างกันบ้างตามยี่ห้อ และรุ่นของเครื่อง )
จาก PM card ที่เราได้จัดทำขึ้น สามารถสรุปเป็น Preventive Maintenance Mannual ได้ ซึ่งถือเป็นหัวใจ ของแผนการซ่อมบำรุง ใบสรุปนี้จะระบุว่าในเครื่องจักรเครื่องหนึ่งๆ จะมี รายการ ซ่อมบำรุงอะไรบ้าง แยกเป็นรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน ฯลฯ สรุปไว้ในที่เดียวกัน ทำให้เข้าใจง่าย หัวหน้าฝ่ายซ่อมบำรุงจะได้ใช้คู่มือนี้ในการตรวจสอบงานที่ช่างทำ นอกจากนี้ยัง ใช้ประโยชน์ในการเป็นข้อมูล สำหรับ การสั่งซื้ออะไหล่มาให้เหมาะสมกับเวลาที่เราจะเปลี่ยน จะได้ไม่ต้องสต็อกอะไหล่เป็นจำนวนมากตลอดเวลา อีกทั้งเป็นการวางแนวทาง ในการทำประวัติ เครื่องจักร และการประเมินสภาพเครื่องจักร จากการตรวจเช็คแต่ละครั้ง
เมื่อได้รายละเอียดโปรแกรมเป็นเครื่อง ๆ แล้ว ก็มารวบรวมรายการที่ต้องทำทั้งโรงงาน โดยมาจัดเป็น Schedule จัดเวลาให้เหมาะสมกับกำลังช่างที่มีอยู่ และให้งานกระจายสม่ำเสมอ ไม่ไปหนักในช่วงเวลาใดเวลา หนึ่ง และก่อนที่จะสิ้นสุดปีหนึ่ง ๆ ควรจะจัดทำ Schedule ของปีต่อไป โดยพิจารณาจากประสบการณ์งานที่ทำได้ในปีนี้ แล้วจัด Schedule ใหม่ให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้น ในการจัดทำหมายกำหนดการ พึงระลึกไว้เสมอว่า ใน งาน pM นี้ การจัดให้งานในจุดต่าง ๆ กระทำไปโดยสม่ำเสมอ ให้ช่างมีเวลาทำโดยไม่ต้องเร่งโหม ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เป็นสิ่ง สำคัญมาก งานตรวจประจำเดือน ควรจะจัดให้สามารถมีทำตลอด 4 สัปดาห์ และให้เสร็จสิ้น สมบูรณ์ ในเดือนนั้น ๆ การที่สามารถจัดได้ตรงตามที่กำหนดไว้ จะเป็นสิ่งหนึ่งที่ทำ ให้เกิด ความมั่นใจว่า เครื่องจักรจะมีสภาพดีตามที่เรามุ่งหมายไว้ด้วย
เมื่อเราได้จัดทำ PM program แล้ว เครื่องจักรจะมีการ ตรวจสอบตามโปรแกรม แต่อย่างไรก็ตามเครื่องจักรเหล่านี้ยังมีโอกสที่จะเสียได้โดยที่เราคาดไม่ถึง ซึ่งจำเป็นต้องมีการซ่อม การ ซ่อมต่าง ๆ เหล่านี้เมื่อช่างซ่อมเสร็จแล้ว ต้องทำรายงานการซ่อมฉุกเฉิน เพื่อจะเป็นหลักฐานเก็บเข้า แฟ้มประวัติของเครื่องจักรนั้น ๆ จะได้รู้ว่ามีอะไรเสีย เกิดจากสาเหตุอะไร และได้แก้ไข ไปอย่างไรบ้าง จะเป็นข้อมูล ให้ระมัดระวังในการตรวจและซ่อมในอนาคตด้วย อีกทั้งมีการระบุด้วยว่าได้เปลี่ยนอะไหล่อะไรไปบ้าง เป็นข้อ สังเกตฝากให้ติดตามผลต่อไปด้วยว่าเป็นอย่างไร
เมื่อได้จัดระบบต่าง ๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ให้ลองปฏิบัติดู พร้อมทั้งติดตามผลอย่างใกล้ชิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายงานการซ่อมฉุกเฉินที่อยู่นอกโปรแกรม การ วิเคราะห์ว่าส่วนใด ที่เราจะตรวจเช็คเพิ่มเติมในโปรแกรมหรือไม่นั้น เมื่อเครื่องจักรได้ใช้งานไปเป็นเวลานาน ย่อมมีชิ้นส่วนที่เสียหายมากยิ่งขึ้น ดังนั้น PM โปรแกรมสำหรับเครื่องนั้น ต้องมีการปรับปรุงให้เหมาะสม เช่น แบริ่ง เมื่อใช้งานเป็นเวลานานควรจะมีการอัดจารบีให้ถี่ขึ้น หรือเครื่องจักรควรมีการขันนอตปรับระยะให้ถี่ขึ้น และเมื่อเครื่องสึกหรอมาก ๆ ก็ควรจะมีการพิจารณาดูว่า ถึงเวลาแล้ว หรือยังที่จะเปลี่ยนเครื่องใหม่ ควรจะมีการวิเคราะห์ดูว่า เป็นอย่างไรจึงจะคุ้มค่าและเหมาะสมกว่ากัน ด้วยการสร้างระบบให้มีการให้มีการติดตามข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับเครื่องจักรให้ครบสมบูรณ์ และใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์หาแนวทางในการปรับปรุง และซ่อมแซมเครื่องจักรให้อยู่ ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ