ขั้นตอนการทำ 5 ส.
ขั้นตอนของการทำ 5 ส. นั้น อาจแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอนหรือ 4 ขั้นตอน แล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละสถานประกอบการ ดังนี้
การดำเนินการ แบบ 3 ขั้นตอน
1. การทำความสะอาดครั้งใหญ่ระยะแรก (สะสาง สะดวก สะอาด)
2. การตรวจสอบเพื่อป้องกัน
3. การตั้งมาตรฐาน (สร้างนิสัย)
การดำเนินการแบบ 4 ขั้นตอน
1. การทำความสะอาด แยกของจำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน ทิ้งของที่ไม่จำเป็นให้หมด (สะสาง สะอาด)
2. การแยกของจำเป็น แล้วจัดให้เป็น ระเบียบ ทำเครื่องหมายระบุตำแหน่งการจัดวาง (สะดวก)
3. การค้นหาจุดที่เป็นต้นเหตุของปัญหาสิ่งแวดล้อมที่เป็นพิษ แล้วขจัดให้หมดไป (สุขลักษณะ)
4. การดำเนินการ 4 ส. ให้เป็นนิสัย โดยการร่วมกันสร้าง ระเบียบกฏเกณฑ์ต่างๆ (สร้างนิสัย)
การดำเนินการส่งเสริมกิจกรรม 5 ส. ในทางปฏิบัติในสถานประกอบการ
การดำเนินการ 5 ส. ในทางปฏิบัติ ในหน่วยงานนั้น มีขั้นตอนดังนี้
1. ให้การศึกษาอบรมแก่ฝ่ายบริหาร หรือฝ่ายจัดการ เกี่ยวกับหลักการและผลดีของการทำ 5 ส.
2. จัดตั้งคณะกรรมการส่งเสริมกิจกรรม 5 ส. ภายในสถานประกอบการ
3. ประกาศเจตนารมณ์การนำกิจกรรม 5 ส. เข้ามาใช้ในสถานประกอบการ โดยผู้บริหารระดับสูง
4. ให้การศึกษาอบรมหัวหน้างาน ผู้ควบคุมงานและพนักงาน ตลอดจนจัดทำคู่มือการดำเนินกิจกรรม 5 ส. ให้กับพนักงานทุกคน
5. วางแผนการส่งเสริมกิจกรรม 5 ส. เป็นขั้นตอน
กรณีสถานประกอบการขนาดเล็ก คือ มีจำนวนพนักงานไม่เกิน 50 คน ให้รณรงค์ 5 ส. ทั้งสถานประกอบการ
กรณีสถาน ประกอบการขนาดกลางและขนาดใหญ่ ซึ่งมีจำนวนพนักงานมากกว่า 50 คนขึ้นไป อาจส่งเสริมให้ทำกิจกรรม 5 ส. พร้อมกันทั้งสถานประกอบการ หรือจัดทำพื้นที่จำลอง (Model Area) ในสถานที่ใดสถานที่หนึ่งเพื่อเป็น ตัวอย่างก็ได้ ซึ่งโดยทั่วๆ ไปมักจะเลือกโรงซ่อมบำรุง ห้องช่าง Workshop หรือห้องพัสดุ ซึ่งเป็นพื้นที่ที่มีขนาดเหมาะสม และมักจะไม่ค่อย เป็นระเบียบมากกว่าสถานที่อื่นๆ
เมื่อพื้นที่ต้นแบบดังกล่าวประสบความ สำเร็จในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. แล้ว จึงค่อยๆ ขยายผล เผยแพร่ไปยังบริเวณอื่นๆ ต่อไป ในกรณีการดำเนินการพร้อมกันทั่วทั้งโรงงาน จะต้องจัด แบ่งบริเวณรับผิดชอบ ให้กับพนักงานแต่ละกลุ่มตามความเหมาะสมของขนาดพื้นที่ จำนวนเครื่องจักรอุปกรณ์ หรือตามลักษณะของงาน
6. ดำเนินกิจกรรม 5 ส. ตามแผนที่ได้กำหนดไว้
7. ทบทวน ประเมินผล กำหนดมาตรฐาน และยกระดับให้ดีขึ้นอยู่เสมอ การดำเนินกิจกรรม 5 ส. อย่างเป็นขั้น ตอน ถ้าใช้หลักการของวงจรการบริหาร / การจัดการ (Management Cycle หรือ Deming?s Cycle) เข้ามาประยุกต์ใช้แล้ว จะทำให้การดำเนินการได้ผลดี ยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ยังสามารถใช้หลักการของกิจกรรม QC เข้ามาประยุกต์ใช้ ได้เช่นกัน ได้แก่
1. สำรวจสภาพปัจจุบันตามขั้นตอนต่างๆ
2. วิเคราะห์หาสาเหตุ
3. กำหนดมาตรการการแก้ไข
4. ดำเนินการตามมาตรการการแก้ไข
5. ตั้งมาตรฐานตามมาตรการการแก้ไขที่ ได้ผลดีที่สุด
6. ทบทวนการดำเนินการ
7. ตั้งเป้าหมายการดำเนินการขั้นต่อไป
การประเมินผล 5 ส.
สำหรับโรงงานผลิตนั้น มี ปัจจัยสำคัญอยู่ 4 ประการ ที่สามารถใช้ประเมินได้ว่า กิจกรรม 5 ส. ประสบผลสำเร็จหรือไม่ ปัจจัยดังกล่าว ได้แก่
1. น้ำมันรั่วไหล ยังมีอยู่หรือไม่ ?
2. เศษที่เกิดจากการตัด ไส กลึง มีหรือไม่ ?
3. มีการ วางสิ่งของในเขตแนวเส้น ที่ตีไว้หรือไม่ ?
4. ผลิตภัณฑ์สินค้าที่ผลิตเรียบร้อยแล้ว มีการวางไว้เกะกะหรือไม่ ?
ถ้าคำตอบของคำถามข้างต้น ตอบว่า ?มี? แม้แต่ข้อเดียว ก็ถือว่า การดำเนินกิจกรรม 5 ส. ยังไม่ ประสบผลสำเร็จ
การใช้ 5 ส. ในกิจกรรมการเพิ่มประสิทธิภาพต่างๆ
1. การใช้ 5 ส. กับกิจกรรมกลุ่ม QC
การใช้ 5 ส. กับ กิจกรรมกลุ่ม QC สามารถใช้ได้ใน 2 ลักษณะ ได้แก่ การใช้ 5 ส. เป็นพื้นฐานก่อนนำ QC เข้าไปใช้ และการใช้ 5 ส. ไปพร้อมๆ กับการทำกิจกรรม QC การใช้ 5 ส. เป็น พื้นฐานก่อนการทำกิจกรรม QC นั้น มีข้อดีก็คือ เป็นการ สร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นระเบียบเรียบร้อย ขจัดอุปสรรคพื้นฐานในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเสียก่อน พนักงาน ที่ผ่านการทำกิจกรรม 5 ส. แล้ว จะเป็นการง่ายที่จะเรียนรู้วิธีการทำงานเป็นกลุ่ม ขั้นตอนการทำงาน ตลอดจนเทคนิคเบื้องต้นของกิจกรรม QC พนักงานจะเป็นคนที่มีระเบียบวินัย ขวัญ และกำลังใจในการทำงาน ทำให้สามารถดำเนินกิจกรรม QC ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในบ้านเราโดยทั่วไปนั้น โรงงานอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ จะรู้จักและประยุกต์นำกิจกรรม QC เข้ามา ใช้ก่อนการทำ 5 ส. ดังนั้น ถ้าจะนำกิจกรรม 5 ส. เข้าไปใช้ ก็สามารถที่จะดำเนินไปพร้อม ๆ กันได้ เพียงแต่มุ่งหัวข้อไปเฉพาะเรื่องของ 5 ส. เท่านั้น ข้อสังเกตุประการหนึ่งคือ โรงงาน ที่ทำกิจกรรม QC ก่อนใช้ระบบ 5 ส. นั้น หัวข้อปัญหาของ QC ในระยะเริ่มแรก (ส่วนใหญ่กว่า 80 %) จะเป็นเรื่องที่จัดเข้าไปในหัวข้อของ 5 ส. แทบทั้งสิ้น ดังนั้น 5 ส. จึงถือเป็น พื้นฐานหรือ รากแก้วสำคัญของกิจกรรม QC นั่น เอง
2. การใช้ 5 ส. กับกิจกรรมการบำรุงรักษา
5 ส. โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สะอาด ถือเป็นก้าวแรกของกิจกรรมการบำรุงรักษา การทำความสะอาดเท่ากับเป็นการตรวจสอบ พนักงานที่ทำความสะอาด เครื่องจักรอุปกรณ์ด้วยตนเองอยู่เสมอ จะสามารถพบเห็นความปกติ และความผิดปกติของเครื่องจักรอุปกรณ์ได้ ตลอดจนเกิดความผูกพันและรักในตัวเครื่องจักรอุปกรณ์ คือ เปรียบเสมือนเป็นเครื่องของตนเอง ทำให้การส่งเสริมให้ เกิดระบบการบำรุงรักษาด้วยตนเอง สามารถทำได้ง่ายและสะดวก ดังนั้น สถานประกอบการใดที่จะส่งเสริมระบบการบำรุงรักษาแบบทวีผล (TPM) ควรเริ่มต้นด้วยกิจกรรม 5 ส. ก่อน จะทำ ให้กิจกรรมการบำรุงรักษาสามารถทำ ได้ผลดียิ่งขึ้น
3. การใช้ 5 ส. กับกิจกรรมความปลอดภัย
สถานที่ทำงานที่ใช้ 5 ส. จะปราศจากสิ่งสกปรกและสิ่งแวดล้อมที่เป็นพิษ สุขภาพอนามัยของพนักงาน และความปลอดภัยในการทำงานจะ อยู่ในระดับสูง อัตราการเกิดอุบัติเหตุจะต่ำ พื้นโรงงานที่สะอาดปราศจากคราบน้ำมัน จะไม่ลื่น การหกล้มบาดเจ็บจะไม่เกิดขึ้น การทิ้งของไว้เกะกะ หรือการจัดวางที่ไม่เป็นระเบียบจะไม่มี ให้การล้ม กลิ้ง การเดินหรือวิ่งชน จะไม่ เกิดขึ้น ดังนั้น 5 ส. จึงสามารถส่งเสริมกิจกรรมความปลอดภัยได้เป็นอย่างดี