ระบบสารสนเทศกับการบริหารงานบุคคล
ระบบสารสนเทศกับการบริหารงานบุคคล
อาจารย์เอก
ระบบสารสนเทศกับการบริหารงานบุคคล
ในการที่จะพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้นั้น ทรัพยากรบุคคล ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมากประการหนึ่ง ที่มีส่วนสนับสนุนให้องค์กรเกิดความ ก้าวหน้า ดังนั้น การจัดการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด จึงเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งมีงานที่จะต้องควบคุมอยู่หลายๆ ส่วน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น งาน ในเรื่องของการตรวจสอบเวลาการมาทำงานในแต่ละวัน, การตรวจสอบสิทธิในการลา, จำนวนชั่วโมงทำงาน, จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา, การคำนวณเงินเดือนหรือรายได้อื่นๆ, วิธีการคำนวณ ตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงาน ภายนอก เช่น การนำส่งเงินเดือนให้กับธนาคารเพื่อเข้าบัญชีของพนักงาน หรือการส่งรายงานต่างๆ ให้กับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานด้านภาษีเงินได้ หรือกองทุนประกันสังคม เป็นต้น นอกจากนี้ สิ่งที่ขาดไม่ได้ใน งานด้านบุคลากรก็คือ ระบบที่สนับสนุนการพัฒนาบุคลากร, การประเมินผลการทำงาน หรืองานทางด้านการสรรหาบุคลากร เป็นต้น
จะเห็นได้ว่า ระบบงานที่สลับซับซ้อนต่างๆ ดังที่กล่าวมาข้างต้นนั้น เป็น วิธีการทำงานที่ยุ่งยาก สำหรับวิธีการทำงานแบบเดิมๆ ที่อาศัยคนเป็นหลัก ดังนั้น การที่จะลดขั้นตอนเพื่อให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น อีกทั้งยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ จึงจำเป็นต้องหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีสมัยใหม่ ที่มีประสิทธิภาพ เข้ามาช่วยในการทำงาน ซึ่งในปัจจุบันเราคงไม่อาจปฏิเสธเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีการพัฒนาและก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว หลายองค์กรได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยพัฒนาระบบงาน โดยเฉพาะในด้านฐานข้อมูล และการประมวลผลที่รวดเร็ว เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Infomation System; HRIS) แทบจะทุกองค์กรในปัจจุบัน จะ มีหน่วยงานใหม่เกิดขึ้น ซึ่งจะดูแลและรับผิดชอบงานด้านเทคโนโลยีเหล่านี้โดยเฉพาะ องค์กรใหญ่ๆ อาจมีหน่วยงานสำหรับพัฒนาระบบของตนเอง ซึ่งจะได้ Application ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน ก็ มีระบบสำเร็จรูป ที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาให้เลือกใช้มากมาย ความสามารถของการทำงานก็แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบ เพราะเขาต้องการให้ระบบของเขานั้นครอบคลุมสำหรับทุกองค์กรเป็นหลัก ดังนั้น การเลือกหาระบบสำเร็จ รูป จึงต้องมีการพิจารณาความเหมาะสมให้ดี
ระบบงานย่อยที่ควรจะต้องมีใน HRIS
ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน ( personal base system)ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time attendance system)ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน (payroll system)ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนชั้นตำแหน่ง (promotion and Evaluation system)ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training and development system)ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน (Welfare system)ระบบการสรรหาและคัดเลือก พนักงาน (Recruitment system)ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน (personal base system)
ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นว่า เป็นระบบงานที่ค่อนข้างจะซับซ้อนและเสียเวลามาก ดังนั้น ระบบการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร, ข้อมูลประวัติพนักงาน, การกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบ และรหัสพื้นฐานต่างๆ เช่น รหัสหน่วยงาน, รหัส ตำแหน่ง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ จะถูกนำไปใช้ร่วมกับระบบงานอื่นๆ ได้ด้วย ในลักษณะของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relationship database) ระบบข้อมูลพื้นฐานนี้ จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงระบบอื่นๆ เข้า ด้วยกัน เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูลร่วมกันนั่นเอง ด้งนั้น ถ้าไม่มีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ ระบบอื่นๆ ก็อาจไม่สามารถทำงานได้เลย หรืออาจจะทำงานซ้ำซ้อนกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุ ระบบ นี้จะเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน เช่น ข้อมูลส่วนตัว, ข้อมูลการทำงาน, ข้อมูลเกี่ยวกับการเสียภาษี, สรุปเวลาทำงาน, ประวัติการประเมินผลงาน ตลอดจนเอกสารสำคัญต่างๆ ซึ่งอาจเก็บในรูปของไฟล์รูป ภาพ เช่น รูปของพนักงาน, สำเนาบัตรประชาชน, สำเนาทะเบียนบ้าน เป็นต้น
ความสามารถของระบบที่ควรจะมี
สามารถสร้างเงื่อนไขในการ พิมพ์รายงานได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นประจำในแต่ละรายงานได้ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะต้องครบถ้วน สมบูรณ์แบบ มีประสิทธิภาพ และมีความทันสมัยตลอดเวลามีระบบการรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือการเรียกใช้ข้อมูล สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้ขององค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เพื่อความรวดเร็วในการทำงานระบบการติดต่อกับผู้ใช้ (user Interface) ควรจะเข้าใจง่าย แม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตามควรมีความ สามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขาและต้องมีระบบการสำรองข้อมูล (Data backup and restore) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นใน กรณีฉุกเฉินฯลฯ
ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time Attendance)
ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเครื่องบันทึกเวลา จากที่เคย ใช้เครื่องตอกบัตรมาเป็นเครื่องรูดบัตร มีการเก็บบันทึกข้อมูลเวลาไว้ในหน่วยความจำของเครื่องรูดบัตร ซึ่งสามารถจะดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการไปเก็บบัตรตอกมาตรวจสอบ แล้วก็ต้องนำกลับไปไว้ที่เดิมอีก จากความก้าวหน้าดังกล่าว ระบบ HRIS ที่ดี จึงควรมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงานด้วย โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นๆ เข้าไปด้วย เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อ สามารถกำหนดแผนการทำ งานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน หรือพนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกันสามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้ เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้า ของอีกวันหนึ่ง เป็นต้นมีรายงานข้อผิดพลาดต่างๆ ได้หลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานการมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลาสามารถแสดงสถิติการหยุดงาน การป่วยลาขาดสาย ของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นหน่วยงาน ในแต่ละช่วงเวลา อาจสามารถแสดงเป็นกราฟเพื่อเสนอผู้บริหารได้มีระบบเอกสารสำหรับรองรับการปรับปรุงข้อมูลเวลา ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น ใบแลกกะ, ใบปรับเวลาการทำงาน, ใบบันทึก กรณีลืมรูดบัตร, ใบบันทึกการลา เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน (payroll system)
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละองค์กร อาจมีรูปแบบที่แตกต่าง กัน อีกทั้งเงื่อนไขในการคิดคำนวณก็ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้ รายได้บางประเภทอาจกำหนดตัวเลขในการคำนวณไว้แตกต่างกัน ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน หรือช่วงเวลาทำงานในวันนั้นๆ เช่น ค่ากะ, ค่าอาหาร, เบี้ยเลี้ยงการเดิน ทาง เป็นต้น โดยที่เงื่อนไขเหล่านี้ อาจมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ เพื่อให้เหมาะสมกับสภาพเศรษฐกิจในอนาคต ดังนั้น ในระบบของการจ่ายเงินเดือน ผู้ใช้งานจึงควรที่จะสามารถกำหนดเงื่อนไข และสูตรการคำนวณรายได้หรือ เงินหักต่างๆ ได้เองตลอดเวลา โดยไม่ต้องทำการแก้ไขที่ตัวโปรแกรมแต่อย่างใด ความสามารถของระบบนี้ที่ควรจะมี ได้แก่
มีความยืดหยุ่นในการเพิ่มหรือลดสูตรคำนวณ ตลอดจนเงื่อนไขต่างๆ ในการคำนวณรายได้และ เงินหักสามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบที่ต้องการของแต่ละธนาคารได้ สำหรับการจ่ายเงินเดือนผ่านทางธนาคารสามารถจัดส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้ เช่น ข้อมูลกองทุน ประกันสังคม, รายงานด้านภาษีสำหรับส่งกรมสรรพกร เป็นต้นสามารถกำหนดเงื่อนไขสำหรับการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลายอย่าง และสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานได้ตามที่แต่ละกองทุนกำหนดรูปแบบไว้สามารถที่จะ import-export data ที่เกี่ยวกับรายได้ ในรูปแบบไฟล์อื่นๆ ได้ เช่น ในรูปของไฟล์ Excel เป็นต้นสามารถพิมพ์รายงานด้านภาษีได้ครอบคลุมทุกรูปแบบ เช่น ภงด.1, ภงด.1ก, ภงด.91, 50 ทวิ เป็นต้นฯลฯระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนชั้นตำแหน่ง (promotion and Evaluation system)
ระบบการประเมินผลงานในปัจจุบัน ของแต่ละองค์กร จะมีรูปแบบที่หลากหลาย จนไม่อาจถือว่าเป็นมาตรฐานได้ เพราะแต่ละระบบก็มีข้อดี-ข้อเสียที่แตกต่างกัน มีความเหมาะสมกับแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน ดังนั้น ระบบ HRIS ที่ดีจึงควรมีความยืดหยุ่นในเรื่องดัง กล่าว ระบบควรที่จะสามารถสร้างใบประเมินได้ โดยที่หัวข้อการประเมินนั้นสามารถกำหนดได้ตามกลุ่มของพนักงาน ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน และหลังจากที่ทำการ ประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว ก็น่าที่จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่างๆ เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการ ตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส นอกจากนี้ ยังจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน, ประวัติการเลื่อนชั้นตำแหน่ง, การทำความดีหรือถูกลงโทษ, ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัสไว้ทุกครั้งโดย อัตโนมัติ เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ ดังนั้น ความสามารถเด่นๆ ที่พึงมีในระบบนี้ได้แก่
สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินได้ไม่จำกัด สามารถจัดกลุ่มหรือแยกวัตถุประสงค์ในการ ประเมินต่างๆ กันได้ตามความต้องการ เช่น ประเมินเพื่อขึ้นเงินเดือน, ประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่ง หรือประเมินเพื่อจ่ายโบนัส เป็นต้นสามารถกำหนดหัวข้อการประเมินได้ไม่จำกัด และสามารถสร้างใบประเมินออกมาได้สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวณคะแนนสำหรับการประเมินได้สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้บริหารนำมาประกอบการตัดสินใจสามารถเก็บบันทึกประวัติการประเมินผล, การ ปรับเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง พร้อมทั้งเหตุผลในการปรับ เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training and development system) สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่ง งานออกมาได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้บันทึกประวัติและผลการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน ว่าเคยฝึกอบรมในหลักสูตรใดมาบ้าง และสามารถที่จะพิมพ์ รายงานออกมาได้สามารถเก็บบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร ทั้งในเรื่องของวิทยากร, ผลที่ได้รับ, เนื้อหา, ค่าใช้จ่าย ฯลฯ เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อๆ ไปสามารถ พิมพ์รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น แยกเป็นแต่ละหน่วยงาน, แยกตามหลักสูตร, หรือแยกเป็นปีงบประมาณ ฯลฯ เพื่อนำเสนอผู้บริหารได้ฯลฯ
ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน (Welfare system)
รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ ที่องค์กรจัดให้กับพนักงาน ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้นๆสามารถแจ้งเตือนให้ทราบได้ว่า พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่องค์กรกำหนดแล้ว พร้อมทั้งสามารถ รายงานรายละเอียดต่างๆ ได้ในกรณีการเบิกค่ารักษาพยายบาล สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรคหรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ กับพนักงาน เพื่อวางแผนป้องกันได้สามารถสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี เพื่อนำไป วางแผนงบประมาณปีต่อไปสามารถเชื่อมโยงกับระบบการจ่ายเงินเดือนได้ โดยไม่ต้องไปทำการบันทึกข้อมูลใหม่สามารถแจ้งให้ทราบถึงความผิดพลาด เมื่อมีการขอใช้สวัสดิการใดๆ ที่ผิดเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด เช่น พนักงานระดับล่าง ไม่สามารถขอเบิกสวัสดิการที่จัดไว้สำหรับผู้บริหารได้ เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment system)
เมื่อมีการลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กร ก็ควรที่จะมีการวางแผนการใช้เทคโนโลยีเหล่านั้น ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ระบบการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งที่สามารถ ประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ได้ ระบบนี้จะแยกข้อมูลออกจากระบบอื่นๆ ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัดเลือกเข้าเป็นพนักงานขององค์กร แต่อย่างไรก็ตามเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว เช่น การทดสอบหรือการสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้น เข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปบันทึกประวัติพนักงานซ้ำอีก ดังนั้น ระบบจึงควรมีความสามารถรองรับในเรื่อง
การ ออกรายงาน หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ในการออกรายงานได้ เช่น ตำแหน่งที่สมัครงาน, ช่วงอายุของผู้สมัคร, ระดับการศึกษา, เพศ เป็นต้น
สามารถบันทึกรายละเอียดผลของการสัมภาษณ์ หรือผลของการทดสอบ เพื่อประกอบการตัดสินใจในการคัดเลือกสามารถโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ เข้าสู่ระบบกลาง โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่ ฯลฯ
ระบบย่อยอื่นๆ (Other)
จากการที่ความก้าว หน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างเร็วมาก การทำงานแบบต่างคนต่างทำ เปลี่ยนไปเป็นการทำงานร่วมกันบนเครือข่ายคอมพิวเตอร ดังนั้น เมื่อองค์กรได้นำ HRIS เข้ามาใช้งานแล้ว จึงควรวางแผนการใช้ให้คุ้มค่า เช่น อาจจะนำมาใช้สำหรับ การประกาศข้อมูลข่าวสารต่างๆ แทนการออกเป็นหนังสือเวียนเหมือนแต่ก่อน, การนำมาใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร ในรูปแบบของการส่ง E-Mail, การนำมาใช้ในเก็บข้อมูลสำหรับผู้มาติดต่อ, หรืออื่นๆ ซึ่งแล้วแต่ว่า องค์กรจะกำหนดนโยบายอย่างไร พึงจำไว้เสมอว่า การลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กรนั้น ในช่วงเริ่มแรกจะเป็นการลงทุนที่มีมูลค่าค่อนข้างสูง ซึ่งถ้าองค์กรนำมาใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ ผู้บริหารจะมองว่าเป็นการลงทุนที่สูญเปล่า ดังนั้นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ จึงต้องพิจารณาให้รอบคอบ ก่อนการตัดสินใจจัดหาระบบเข้ามาใช้ในองค์กร