SiamHR Corporation Limited.

          ระบบหลายระบบที่ได้ถูกพัฒนาขึ้นมาในโลกเราทุกวันนี้ทั้งหมดจะต้องมีองค์ประกอบหลาย ๆ อย่างประกอบกันเพื่อจะทำให้ระบบนั้นมีความสมบูรณ์ที่สุด ซึ่งยิ่งถ้าระบบมีความใหญ่โตมากเท่าไร ยิ่งต้องมีองค์ประกอบหลาย ๆ อย่างประกอบกัน และทำงานอย่างสอดคล้องกันมากที่สุด เช่นระบบคอมพิวเตอร์ต้องมี เครื่องคอมพิวเตอร์ (Hardware), โปรแกรม (Software) และ บุคลากร (Peopleware) หรือระบบการตลาดต้องมี ผู้ซื้อ, ผู้ขาย และสินค้าหรือบริการ เป็นต้น ดังนั้นในส่วนของระบบ HR Shared Services จะต้องมีองค์กรประกอบในการเพื่อจะทำให้ระบบเกิดขึ้นได้นั้นมีดังนี้

ผู้ใช้บริการ (Customer) ผู้ให้บริการ (Team) นโยบายองค์กร (Policy) เครื่องมือให้บริการ (Technology)

ผู้ให้บริการ และผู้ใช้บริการเป็นองค์ประกอบที่จะทำให้เกิดระบบ HR Shared Service เป็นสิ่งที่มีการต้องมีการจัดการอบรม, หรือประชุมกับทุกฝ่ายเพื่อให้เกิดความเข้าใจไปในแนวทางเดียวกัน และต้องชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ในการเปลี่ยนแปลง ส่วนของเครื่องมือที่จะใช้ในการให้บริการนั้นจะต้องคำนึงความเหมาะสมในด้านต่าง ๆ ทั้งด้านประสิทธิภาพ และราคาการลงทุนซึ่งควรจะต้องคุ้มค่า และที่สำคัญต้องใช้งานง่ายสะดวกกับทุก ๆ คนในองค์กร ในส่วนสุดท้ายนโยบายองค์นั้นจะต้องมีการกำหนดระบบระเบียบวิธีในการทำงานชัดเจนเพราะงานบางอย่างจะถูกตรวจสอบจากระบบโดยอัตโนมัติ ดังนั้นนโยบายต่าง ๆ จะต้องมีความชัดเจนทุกขั้นตอนในรายละเอียดของส่วนต่าง ๆ รายละเอียดดังนี้

 
ผู้ใช้บริการ (Customer)

          นโยบายหนึ่งในการพัฒนาระบบ HR Shared Services ที่ทุกองค์กรควรจะกำหนดในการพัฒนาคือการเปลี่ยนมุมมองว่าผู้ใช้บริการทุกคนที่มาใช้บริการกับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์คือลูกค้า ซึ่งจะมีผลดีในการให้บริการเพราะพนักงานที่ให้บริการทุกท่านจะมีความรู้สึก และสำนึกในการกับทุกคนให้ดีที่สุด เหมือนกับให้บริการลูกค้าขององค์กร ดังนั้นแล้วผู้ใช้บริการ (Customer) ในความหมายนี้คือทุก ๆ คนในองค์กร ซึ่งเมื่อเรามีการปรับเปลี่ยนวิธีการให้บริการต่าง ๆ ในองค์กรแล้วทุก ๆ คนจะต้องได้รับการอบรมให้เข้าใจถึงสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้เข้าใจถึงแนวการทำงานแบบใหม่ขององค์กร มีอยู่สิ่งหนึ่งที่อยากจะให้ทุกท่านได้รับทราบจากประสบการณ์ที่ผ่านมาคือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ก็ตามในองค์กรนั้นจะต้องมีผู้เห็นด้วย และไม่เห็นด้วยในองค์กรเพราะผู้คนส่วนใหญ่จะตัดสินใจเรื่องราวต่าง ๆ จากประการณ์ของตนเองเป็นที่ตั้ง และที่สำคัญอีกจุดหนึ่งคือคนบ้านเราไม่ค่อยชอบการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะมองในมุมลบเป็นที่ตั้ง ดังนั้นแล้วก่อนที่จะเริ่มโครงการนี้ควรเป็นอย่างยิ่งที่จะจัดอบรมให้กับกลุ่มผู้ใช้บริการที่มีพลังในการชักจูงพนักงานในระดับต่าง ๆ (Key Users) ให้ทราบถึงประโยชน์ต่าง ๆ ในการปรับเปลี่ยนในครั้งนี้ และขอความคิดเห็นและมุมมองต่าง ๆ เพื่อให้ในการวางแผนงานในขั้นถัดไป ซึ่งในความเป็นจริงการปรับเปลี่ยนเข้าสู่ระบบ HR Shared Services นั้นไม่ได้เป็นโทษกับใครเลยในองค์กรมีแต่การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการใช้บริการให้ได้ ๆ รับความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เพียงแต่ผู้ใช้บริการต้องเรียนรู้ในการร้องขอบริการต่าง ๆ ผ่านระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้นเอง

ผู้ให้บริการ (Team)

          องค์กรใด ๆ ก็ตามถ้าไม่มีบุคลากรที่ดี และมีคุณภาพคงไม่สามารถทำให้องค์กรนั้นเติบโตได้อย่างแน่นอนในการให้บริการ HR Shared Services เช่นกันทีมงานในการให้บริการนั้นจะต้องมีคุณภาพที่ดีจึงทำให้ระบบนั้นเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งทีมงานที่ให้บริการนี้เป็นส่วนหนึ่งของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ แต่ต้องเป็นฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ที่ได้มีการแปรรูปโครงสร้างการทำงานเป็นที่เรียบร้อยแล้วเพื่อให้โครงสร้างนั้นสอดรับการการให้บริการ HR Shared Services ซึ่งจะมีการแบ่งส่วนหน่วยงานออกเป็น 3 ส่วนหลักดังนี้

HR Shared Services Center เป็นหน่วยงานที่ให้บริการช่วยเหลือกับพนักงานทุกคนที่มีปัญหาในการใช้งานระบบ e-HR และบันทึกข้อมูลอื่นๆ เข้าสู่ระบบในกรณีที่ได้รับข้อมูลมาเป็นกระดาษเพราะพนักงานบางกลุ่มไม่สามารถใช้งานระบบได้ ในกรณีที่ปัญหาการใช้งานอยู่นอกเหนือความสามารถของหน่วยงานเช่นโปรแกรมเกิดทำงานผิดพลาดต้องประสานงานให้หน่วยงานด้าน HR-IT รับทราบเพื่อดำเนินการแก้ไขปัญหาต่อไป

HR Strategy คือหน่วยงานที่จะวางแผนการทำงานที่จะให้บริการกับพนักงานเพื่อที่ให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้ตามนโยบายขององค์กร ที่สำคัญต้องมีความสะดวกรวดเร็วด้วยโดยจะแบ่งออกเป็นสองส่วนคือ HRD กับ HRM ซึ่ง HRD คืองานด้านการจัดการประเมินผลงาน, วิเคราะห์ผลการประเมินพนักงาน และจัดการออกแบบหลักสูตรการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้ตรงตามนโยบายขององค์กร, ส่วน HRM คือการออกแบบบริการในส่วนของระบบตรวจสอบเวลาการทำงาน, การกำหนดนโยบายการใช้สวัสดิการ และการร้องขอสวัสดิการ รวมถึงงานด้านแรงงานสัมพันธ์ และอื่น ๆ ที่จะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจในการทำงานให้กับองค์กร

HR-IT เป็นแผนกที่จะดูแลรักษาระบบโปรแกรม e-HR ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ในกรณีที่ต้องการเพิ่มเติมความสามารถของระบบ หน่วยงานนี้จะต้องเป็นผู้ออกแบบ และทดสอบระบบ รวมถึงจัดทำเอกสารการใช้งาน ให้เรียบร้อยก่อนการเปิดการใช้งานจริง นอกจากนั้นเป็นหน่วยงานที่จะจัดทำระบบ HR Data Warehouse เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์และตัดสินใจในการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์

         ในการออกแบบโครงสร้างองค์กรนั้นมิได้มีกฎตายตัวในการออกแบบเพราะรูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกัน ซึ่งในกรณีจะเป็นเพียงแค่ต้นแบบของความคิด ซึงสามารถนำไปขยายความคิด หรือจัดทำโครงสร้างตำแหน่งให้ละเอียดลงไปอีกได้ขึ้นกับความต้องการ แต่ที่สำคัญจะเห็นได้ว่าการออกแบบโครงสร้างองค์กรเพื่อให้เหมาะกับ HR Shared Services นั้นได้เปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงานไปจากเดิมเพราะในแต่ละงานที่เคยทำเช่น งานทะเบียนประวัติ, งานด้านการตรวจสอบเวลาทำงาน, งานด้านการอบรม, งานด้านสวัสดิการ, งานด้านการรับสมัครงาน และอื่นๆ นั้นงานจะถูกแบ่งเบาภาระในการบันทึกข้อมูลต่างๆ และประสานงานกับพนักงาน โดยพนักงานทุกคนสามารถร้องขอบริการผ่านระบบ e-HR

ดังนั้นงานที่เหลือจะเป็นงานเกี่ยวกับการวางแผน และวิเคราะห์ผลการทำงาน เพื่อปรับปรุงการทำงานส่วนงานต่าง ๆ ให้ดี และตรงกับความต้องการของพนักงานมากขึ้น หน่วยงานที่เคยเป็นอยู่จึงควรถูกรวบรวมกันเป็นงานด้านการพัฒนา (HR Development) และ งานด้านบริการ (HR Management) เท่านั้นเพื่อให้เกิดการทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น จากนั้นกำลังพลบางส่วนที่เคยอยู่ในหน่วยงานต่าง ๆ เหล่านั้นควรจะถูกย้ายเข้าสู่หน่วยงานใหม่คือ HR Shared Services Center ซึ่งจะเป็นหน่วยงานที่รวบรวมรายการร้องขอบริการต่าง ๆ ของทุกอย่างที่เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์          หลังจากการปรับเปลี่ยนโครงสร้างแล้วแผนก HR Shared Services Center จะมีหน้าที่ในการบริการให้คำปรึกษากับพนักงานทุกคนในการบันทึกคำร้องขอบริการ และในกรณีที่ได้รับคำร้องมาในรูปแบบเอกสารหน่วยงานนี้จะเป็นผู้บันทึกคำร้องขอบริการให้กับพนักงาน จากนั้นจะต้องจัดเตรียมบริการให้กับพนักงานทุกคนตามนโยบายขององค์กร หลังจากนั้นแผนก HR Strategy จะใช้ข้อมูลเหล่านี้เป็นพื้นฐานในการวิเคราะห์แผนการทำงานต่อไป ส่วนแผนก HR-IT จะเป็นหน่วยที่จะช่วยเหลือ และแก้ไขปัญหาการทำงานเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ของทั้งสองแผนกให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้น

ผลกระทบที่คน HR ได้รับจากการปรับเปลี่ยน (Impact to HR People)
          จากการที่เราได้นำเอา IT มาช่วยในการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์จากก่อนหน้านี้เราใช้ IT เพียงแค่ไม่ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของงานทั้งหมด แต่ถ้าได้ปรับมาใช้ HR Shared Services จะทำให้อัตราส่วนในการนำเอา IT มาใช้ในงาน HR สูงขึ้นมาก ๆ เพราะแทบทุก ๆ การร้องขอบริการ หรือข้อมูลต่าง ๆ จะให้พนักงานทุกคนทำผ่านระบบคอมพิวเตอร์ด้วยตนเองทั้งหมดโดยใช้แนวความคิด Employee Self Service จากจุดนี้เองพนักงาน HR ทุกท่านจะต้องมีการปรับตัวในให้มีความรู้ และความเข้าใจในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางด้าน Internet โดยเฉพาะการจัดการ Web Site และ E-Document Workflow ให้เข้าใจถึงแนวทางการทำงานเพื่อจะรู้ว่าจะสามารถนำเอาเทคโนโลยีเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ในงาน HR ในด้านใดได้บ้าง เพื่อที่จะได้มีความสามารถในการบริหาร e-HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นโยบายองค์กร (Policy)

          องค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญมากในการที่จะทำให้การพัฒนาระบบ HR Shared Services เกิดขึ้นไปคือนโยบายองค์กร ในส่วนของนโยบายองค์กรนั้นมีนโยบายหลายประการที่จะต้องคำนึงในการพัฒนา HR Shared Services Center เพื่อที่จะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นพอจะแบ่งนโยบายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับ HR Shared Services Center ได้เป็นส่วนๆ ดังนี้

• ขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ (New HR Business Process) จากที่พนักงานร้องขอบริการต่างๆ จากฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ด้วยการใช้กระดาษในการสื่อสารกันมาเปลี่ยนเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ดังนั้นขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานทางด้าน HR จะต้องถูกปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับการทำงานในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้นด้วย นอกจากนั้นในการทำงานรูปแบบใหม่นี้เราจะใช้แนวความคิด Employee Self Service เป็นหลักในการบริหารงาน HR เพื่อลดต้นทุน ในการออกแบบนี้จึงต้องพยายามลดการใช้กระดาษให้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกใบคำร้องขอบริการจากฝ่าย HR เช่น ใบลา, ใบเบิกสวัสดิการ, ใบขอฝึกอบรม, ใบขอกำลังพล และการร้องขอข้อมูลต่างๆ นั้นต้องทำการปรับรูปแบบที่เหมาะสมแล้วไปดูข้อมูลต่างๆ ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดเช่น ข้อมูลการรูดบัตร, สถิติสายขาดลา, สลิปออนไลน์, ประวัติการฝึกอบรมเป็นต้น who when what with ESS
   
• ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล (Security Policy) ในเรื่องของระบบรักษาความปลอดภัยนั้นจะต้องจัดกลุ่มผู้ใช้งานออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้ง่าย และสะดวกต่อการจัดการ และกำหนดนโยบายตามกลุ่มนั้น โดยควรแบ่งกลุ่มออกได้เป็นกลุ่มดังนี้ 
  
  
  • ผู้ใช้งานนอกองค์กร (General View) ข้อมูลที่สามารถจะดูได้ควรมีตามรายการดังนี้
    • ประกาศรับสมัครงาน
    • บันทึกข้อมูลสมัครงาน
    • นโยบายองค์กร
    • โครงสร้างองค์กร
    • แผนที่องค์กร
       
  • ผู้ใช้งานระดับพนักงานทั่วไป (Employee View) ข้อมูลที่สามารถดูได้ควรมีตามรายการดังนี้
    • ประกาศ, ระเบียบ, ข้อบังคับ
    • วันหยุดประจำปี
    • ข้อมูลส่วนตัว
    • ประวัติเวลาทำงาน
    • ข้อมูลการรูดบัตร
    • ประวัติการฝึกอบรม
    • ประวัติการใช้สวัสดิการ
    • ประวัติการยืมทรัพย์สิน
    • ประวัติการปรับเงินเดือน และตำแหน่ง
    • บันทึกแก้ไขข้อมูลลดหย่อนภาษี
    • บันทึกใบคำร้องต่าง ๆ เช่นขอสวัสดิการ, ขอฝึกอบรม, ขอลา และ อื่น ๆ
    • แผนการฝึกอบรม
    • บันทึกสมัครงานภายใน
    • ประวัติการประเมินผล
       
  • ผู้ใช้งานระดับหัวหน้างาน (Manager View) ข้อมูลที่สามารถจะดูได้ควรมีตามรายการดังนี้
    • สอบถามข้อมูลต่าง ๆ ของผู้ใต้บังคับบัญชาได้
    • บันทึกใบคำร้องต่าง ๆ แทนผู้ใต้บังคับบัญชาเช่น บันทึกการจองอบรม
    • ตรวจสอบผลการการมาปฏิบัติงาน
    • บันทึกใบคำร้องขอกำลังพล
    • บันทึกคะแนนประเมินผล
    • ติดตามใบคำร้องขอกำลังพล
    • บันทึกแผนการปฏิบัติงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
    • อนุมติเอกสารต่าง ๆ ตามนโยบายองค์กร
       
  • ผู้ใช้งานระดับผู้บริหาร (Director View) ข้อมูลที่สามารถจะดูได้ควรมีรายงานการวิเคราะห์ข้อมูลระดับหน่วยงานในด้านต่าง ๆ เพื่อใช้ในการบริหารงาน
     
  • ผู้ใช้งานที่เป็นฝ่าย HR (HR View) เป็นผุ้ใช้งานที่ต้องดูแลระบบงานส่วนใหญ่ของระดับซึ่งจะมีการจัดแบ่งระดับการมองเห็นข้อมูลอยู่ 2 มุมมองหลัก ๆ คือ
     
  • ผู้ใช้งานที่เป็นฝ่าย HR (HR View) เป็นผุ้ใช้งานที่ต้องดูแลระบบงานส่วนใหญ่ของระดับซึ่งจะมีการจัดแบ่งระดับการมองเห็นข้อมูลอยู่ 2 มุมมองหลัก ๆ คือ
    • ตามระดับพนักงานเพราะพนักงาน HR บางท่านจัดการคนในระดับบริหาร และ บางท่านจัดการคนในระดับปฏิบัติการ
    • ตามระบบเพราะพนักงาน HR บางท่านดูแลระบบควบคุมเวลาทำงาน และบางท่านดูแลระบบฝึกอบรมเป็นต้น
       
• การจัดการเอกสารอิเล็คโทรนิค (Electronic Document Work Flow Policy) ด้วยเราจะใช้ระบบเอกสารอิเล็คโทรนิค เป็นตัวหลักในการบันทึกใบคำร้องขอบริการต่างๆ จากฝ่าย HR แต่มิใช่ว่าการร้องขอทุกครั้งจะสามารถทำได้เพราะต้องมีนโยบายขององค์กรเป็นกฎเกณฑ์ในการให้บริการเช่น สิทธิในการเบิกสวัสดิการของพนักงานระดับปฏิบัติการสามารถเบิกได้ 5,000 ส่วนพนักงานระดับบริหารเบิกได้ 10,000 บาท เป็นต้นดังนั้น และต้องมีข้อกำหนดว่าในการขอสวัสดิการนั้นจะต้องถูกอนุมัติโดยใครไปกี่ขั้น นี้คือนโยบายในการจัดการตรงนี้เองที่ต้องกำหนดให้มีความเด่นชัดเพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถจัดการได้อย่างแม่นยำ ตามนโยบายนั้นเพื่อลดขั้นตอนการส่งเอกสาร และข้อผิดพลาดในการทำงานเพราะระบบจะต้องนำเอกสารที่พนักงานได้บันทึกไปตรวจสอบกับนโยบายขององค์กรที่ตั้งไว้ถ้าผิดกฎพนักงานจะไม่สามารถบันทึกเอกสารได้ ซึ่งจุดนี้เองจะทำให้ลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้อย่างมาก จากเอกสารในหลายๆ แหล่งนั้นการทำงานด้วยระบบแบบนี้จะลดต้นทุนได้มากกว่า 30-40% ทีเดียว

เครื่องมือให้บริการ (Technology)

          เครื่องมือที่ใช้ในการสร้างระบบ HR Shared Services Center นั้นจะเป็นระบบคอมพิวเตอร์เป็นหลัก เหตุที่เราต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นหลักนั้นมีข้อมูลที่ผมขออ้างนั้นได้มีการสรุปต้นทุนในการใช้ เทคโนโลยีที่ใช้ในการให้บริการ HR Shared Services ในหลายๆ แบบจะเห็นได้ว่าต้นทุนในการให้บริการผ่านทางคอมพิวเตอร์ด้วย Internet เทคโนโลยีนั้นมีต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำกว่าแบบอื่นหลายเท่าตัว นี้เป็นเหตุผลหลักที่ควรจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นหลักในการให้บริการ

          ซึ่งอย่างที่เรารู้กันว่าระบบคอมพิวเตอร์จะแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ และระบบโปรแกรม ทั้งสองส่วนนี้จะต้องทำงานประสานกันให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และจะต้องมีความสามารถเบื้องต้นต่าง ๆ ดังนี้

เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server Computer)
          ระบบการแบ่งงาน (Load Balance) คือเป็นความสามารถในจัดแบ่งการให้บริการผู้ใช้งาน ด้วยเพราะว่าในระบบนี้ผู้ใช้งานคือพนักงานทุกคนในองค์กร ซึ่งแตกต่างจากระบบการทำงานแบบเดิมที่ผู้ใช้งานคือฝ่าย HR เท่านั้น เมื่อผู้ใช้งานคือพนักงานทั้งหมดในองค์กรคงเป็นไปไม่ได้ถ้าเครื่อง ๆ หนึ่งจะรองรับการทำงานจากผู้ใช้งานเป็น 1,000 คน ดังนั้นแล้วการทำงานแบบนี้ถ้ามีผู้ใช้งานปริมาณมากๆ จะต้องมีเครื่องแม่ข่ายมากกว่าหนึ่งเครื่องเพื่อรองรับการทำงาน โดยที่จะต้องมีการแจกงานไปยังเครื่องแม่ข่ายที่ว่างให้อัตโนมัติเมื่อมีผู้ใช้งานเกินกว่าที่เครื่องนั้นๆ จะรับได้

          ระบบเครื่องสำรอง (Clustering System) เป็นระบบการจัดเตรียมเครื่องสำรอง โดยจะมีการตั้งเครื่องสำรองไว้เมื่อเครื่องแม่ข่ายหลักเกิดขัดข้องเครื่องสำรองจะทำงานโดยทันที ที่ต้องทำเช่นนี้เพราะว่าเมื่อเราได้ใช้ระบบนี้อย่างเต็มรูปแบบแบบฟอร์มใบคำร้องต่างๆ จะหายไปจากองค์กร ดังนั้นแล้วถ้าเครื่องมีปัญหาจะทำให้พนักงานไม่สามารถบันทึกใบคำร้องใดๆ ได้อีกจึงมีความจำเป็นในระดับหนึ่งที่ต้องมีระบบเครื่องสำรองเพื่อให้ระบบมีความเสถียรมากยิ่งขึ้น

          ระบบการเข้ารหัสการส่งข้อมูล (HTTPS) เป็นการเข้ารหัสการส่งข้อมูลระหว่างเครื่องแม่ข่าย และลูกข่ายป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ไม่หวังดี

          ระบบการเข้ารหัสการส่งข้อมูล (HTTPS) เป็นการเข้ารหัสการส่งข้อมูลระหว่างเครื่องแม่ข่าย และลูกข่ายป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ไม่หวังดี

ระบบโปรแกรมบริหารทรัพยากรมนุษย์ (E-HR)
          เป็นส่วนที่สำคัญมากส่วนหนึ่งเพราะถ้าไม่มีโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพแล้วคงจะไม่สามารถทำงานได้เลยซึ่งโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพนั้นนอกจากความเร็วในการตอบสนอง และสะดวกต่อการใช้งานแล้วระบบยังต้องออกแบบให้รองรับการทำงานสำหรับการสร้าง HR Shared Services Center อีกด้วย ซึ่งสิ่งที่โปรแกรมนี้สมควรจะมีคือ ต้องเป็น Web Application แน่ ๆ เพราะคงไม่มีใครเสียเวลาในการไปติดตั้งโปรแกรมในเครื่องลูกข่ายแต่ละเครื่อง และที่สำคัญต้องทำงานในระยะไกลได้เป็นอย่างดี, ออกแบบได้ด้วนแนวความคิดบริการตนเองไม่ว่าจะเป็น Employee Self Service, Manager Self Service, Director Self Service และอื่น ๆ นอกจากนั้นต้องมีระบบ Electronic Document Work Flow ที่จะเปิดให้พนักงานสามารถบันทึกคำร้องขอบริการต่างๆ ได้ สุดท้ายควรจะมี Scheduling System เพราะงานบางประเภทพนักงาน HR ไม่จำเป็นต้องทำด้วยตนเองทุกครั้งเช่น งานโหลดข้อมูลจากเครื่องรูดบัตร, งานตรวจสอบการมาทำงาน, ตรวจสอบเอกสารต่างๆ ใกล้วันหมดอายุ, ตรวจสอบว่าพนักงานขาดงานนานเกินกว่าปรกติ, ส่งการด์อวยพรวันเกิด และอื่นๆ ซึ่งงานต่างๆ เหล่านี้ควรให้ระบบคอมพิวเตอร์จัดการให้ ทำให้ประหยัดเวลาและกำลังพลอย่างมากมาย