Why Change to HR Shared Services Center

          ในการจัดการงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในหลายปีที่ผ่านมาผู้บริหารทุกคนต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้น แต่ต้นทุนในการบริหารนั้นต้องการให้ลดต่ำลงให้มากที่สุดดังนั้นทุกคนจึงพยายามที่จะ ค้นหาหนทางที่จะทำให้ได้ตามนั้น อีกประการหนึ่งนั้นผู้ทำงานในวงการทรัพยากรมนุษย์นั้นต้องการที่จะเปลี่ยนบทบาทการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิม จากที่งานส่วนใหญ่จะเป็นการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ และพิมพ์งานออกจากระบบ, จากนั้นยังต้องทำงานการประสานงานอื่น ๆ และงานคำนวณอะไรอีกมากมายเช่น ทำรายงานจำนวนพนักในมุมมองต่าง ๆ, งานบันทึกใบลา, ใบขอทำงานล่วงเวลา, งานตรวจสอบการรูดบัตร และอื่น ๆ สามารถพูดได้เลยว่างานส่วนใหญ่เป็นจัดการงานเอกสาร (Administration) จากการสำรวจจากหลายแห่งนั้นสรุปได้ตรงกันว่าฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ทำงานในส่วนของจัดการเอกสารถึง 60 เปอร์เซ็นต์, งานบริการ 30 เปอร์เซ็นต์ และทำงานในส่วนของวางแผนและวิเคราะห์เพียงแค่ 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น จากเหตุในจุดนี้ยังมีผลทำให้ผู้บริหารส่วนใหญ่ให้ความสำคัญในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์นั้นน้อยกว่าฝ่ายอื่น ๆ มากกว่าที่ควรจะเป็น ในเมื่อพนักงานฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ส่วนใหญ่ทำงานด้านเอกสารไม่ได้ทำงานด้านวิเคราะห์ และวางแผนงานอัตรารายได้ และความเจริญเติบโตในสายงานนี้ย่อมลดลงไปด้วย ดังนั้นแล้วควรอย่างยิ่งที่จะต้องปรับเปลี่ยนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ให้ดีกว่าเดิม

 

          จากที่กล่าวมากนี้จะเห็นได้ว่าทุกส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีส่วนที่จะช่วยในการพัฒนาระบบ HR Shared Services เพื่อให้งานด้านทรัพยากรมนุษย์ได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบไปตามสิ่งที่เหมาะสมตามภาพคือหลังจากการปรับเปลี่ยนนั้นงานทางด้านการวางแผนงานต่าง ๆ ควรจะเป็น 20 เปอร์เซ็นต์, งานทางด้านบริการพนักงานมีสัดส่วน 60 เปอร์เซ็นต์ และงานด้านการจัดการเอกสารควรจะมีเพียงแค่ 20 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ซึ่งถ้าทำได้แบบนี้จะเป็นผลดีกับทุก ๆ ฝ่าย โดยการพัฒนาไปสู่ระบบ HR Shared Services บุคลากรในส่วนของการวางแผนจะต้องทำการวางแผน และออกแบบในส่วนของบทบาทของบุคลากรในส่วนต่าง ๆ ว่าควรจะเป็นอย่างไรในอนาคต งานในส่วนของการให้บริการพนักงานนั้นจะต้องถูกออกแบบขั้นตอนการทำงานใหญ่ให้ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้นส่วนงานทางด้านเอกสารนั้นจะถูกลดลงโดยปริยายเมื่อ HR Shared Services ได้เกิดขึ้น

          จะเห็นได้ว่าเราควรอย่างยิ่งที่จะต้องพัฒนาระบบ HR Shared Services ให้เกิดขึ้นในส่วนที่ได้ กล่าวมาแล้วนั้นได้กล่าวถึงในมุมมองการทำงานของพนักงานในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์โดยส่วนใหญ่ ยังมีประโยชน์ที่อยากจะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนอีกประการหนึ่งที่สำคัญมากคือการลดต้นทุนในการทำงานซึ่งจะที่ได้ศึกษาจากข้อมูลมาอยากให้ทุกท่านได้เห็นผลการสำรวจของ Business Week ในเดือนกันยายนปี 2007 เรื่อง New Era for HR Shared Services โดยได้สำรวจผลจากการพัฒนา HR Shared Services กับองค์กรชั้นนำระบบโลกหลายองค์กร ในการสำรวจครั้งนั้นทาง Business Week ได้ถูกว่าจ้างจากบริษัทระดับโลกรายหนึ่งเพื่อสำรวจผลจากทำงานนำเอา HR Shared Service ไปใช้

http://mediakit.businessweek.com/Products/Research_Services/White_Papers

 

          ซึ่งผลสรุปที่ได้นั้นทำให้บริษัทฯ ที่ได้นำเอา HR Shared Services ไปใช้นั้นสามารถลดต้นทุนในการบริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์ได้ถึง 13 เปอร์เซ็นต์เมื่อเปรียบเทียบกับบริษัทในระดับเดียวกัน และสามารถลดบุคลากรในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ 15 เปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบกับบริษัทในระดับเดียวกัน

          นอกจากนั้นยังมีข้อมูลอีกหลาย ๆ แหล่งที่สนับสนุนแนวความคิดในการนำ HR Shared Service ไปใช้งานในองค์กรซึ่งไม่สามารถจะนำมาแสดงได้ทั้งหมดแต่ที่เห็นว่าค่อนข้างชัดเจนในเรื่องของการประหยัดต้นทุนนั้นพอจะแสดงได้ดังภาพด้านล่าง

Results
Averages
Examples and Comments
   Cost per transaction Average 43% reduction Average 43% is based on as many as seven applications. Open enrollment most frequently cited
   Cycle time Average 62% reduction Open enrollment period decreased by 15 days; recruitment process reduced from 26 weeks to 17 weeks
   Headcount changes Average 37% reduction One organization reports 66% headcount reduction from major restructuring move to HR service center
   ROI / payback Average 1.8% years payback Payback in average 1.8 years across multiple applications, with single applications such as open enrollment averaging 8 months payback
   Employee satisfaction Average 50% improvement One organization reported 96% of employees are satisfied with the level of employee and manager self-services available to them
   Inquires to services center Average 50% improvement Nature of call s changed from simple requests handled by employees to the more involved requests handled by the service center staff
   Usage Steadily increasing with up to 100% in some organizations Web self service up 75% and calls to HR specialists down an equal amount at one organization. Internationally, the top applications in use are absence and overtime.
   Intangibles Recognized but not yet measured Can absorb acquisitions, better information enabling better decision making, improved quality of data, supports corporate vision of having unparalleled employment experience.
   Source : Cedar 2003 Workforce Technologies Survey, 6th Annual Edition

          ข้อมูลทั้งหมดที่ได้ทราบจึงเป็นอันควรอย่างยิ่งในการที่ทุกองค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับเคลื่อนลูกใหม่ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้งในส่วนตัว และในระดับองค์กร ซึ่งจะต้องออกแบบโครงสร้างในการบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบใหม่ ซึ่งจะกล่าวในบทถัดไป ซึ่งจะมีเนื้อหาได้ด้านต่าง ๆ ที่ทุกคนควรจะทราบเพื่อทำให้การตัดสินใจในการนำเอา HR Shared Services ไปใช้นั้นทำได้อย่างราบรื่น และถูกต้อง รวมถึงขั้นตอนในการพัฒนาระบบนี้ เพราะเป็นระบบที่มีการความเกี่ยวพันกับทุก ๆ คนในองค์กร เพราะทุก ๆ คนต้องได้รับบริการจากฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ตั้งแต่เริ่มการทำงานจนถึงเวลาที่พ้นสภาพจากการเป็นพนักงาน