SiamHR Corporation Limited.

        ทำงานอย่างไร, เมื่อไร, และแบบไหน กับ Employee Self Service (Who, When and What With Employee Self Service) การที่เราต้องการที่จะปรับเปลี่ยนการทำงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ไปเป็น Employee Self Service นั้นทุกท่านน่าจะทราบดีแล้วว่าจะมีผลดีในหลาย ๆ ประการเช่น ลดต้นทุน, ลดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการทำงาน แต่การที่เราจะต้องเปลี่ยนแปลงการทำงานนั้น สิ่งที่เราจะต้องคำนึงถึงคือการที่เราจะต้องมีการถ่ายทอดประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้เพื่อโน้มน้าวให้เกิดความร่วมแรงร่วมใจกันให้เกิดความสำเร็จตามแผนงาน แต่ยังมีอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือการตกลงถึงความรับผิดชอบของรูปแบบงานใหม่ที่จะเกิดขึ้น ว่าใครจะต้องทำงานอย่างไร, เมื่อไร, และแบบไหน มิฉะนั้นแล้วจะทำให้เกิดปัญหาอย่างแน่นอนถ้าไม่มีใครรู้ว่าจะทำงานอย่างไร, เมื่อไร, และแบบไหน ด้วยแนวความคิด Employee Self Service เป็นแนวความคิดที่ค่อนข้างจะต้องใช้เวลาแล้วความเข้าใจกับพนักงานในวงกว้างเพราะพนักงานทุกคนจะสามารถร้องขอบริการ และข้อมูลได้ด้วยตนเอง อีกส่วนหนึ่งคือองค์กรที่ได้นำแนวความคิดนี้ไปใช้นั้นส่วนใหญ่นำไปประยุกต์ใช้ในบางส่วนเท่านั้น ดังนั้นเราจึงได้สรุปวิธีการทำงานในแต่ละระบบว่าใครจะต้องทำงานอย่างไร, เมื่อไร, และแบบไหน เมื่อนำเอาแนวความคิด Employee Self Service มาประยุกต์ใช้ในองค์กร

Business Process of Training System in Self Service Concept

Initiator	Function	Result	Actor View
			HR	Sup.	Staff	All
HR	บันทึกประวัติการอบรมตามหลักสูตร	รายงานประวัติการฝึกอบรม
HR	บันทึกประวัติการอบรมตามพนักงาน	รายงานประวัติการฝึกอบรม
HR	กำหนด Basic Training Need ในทะเบียนหลักสูตร กำหนด Core Competency ในทะเบียน Competency	มาตราฐานอบรมระดับองค์กร Core Competency
Supervisor	บันทึกรายการอบรมมาตราฐาน และ Functional Competency	รายงานความต้องการอบรมตามมาตราฐาน
HR	สร้างรายการอบรมมาตราฐาน และ Competency ให้กับพนักงานแต่ละคน ในส่วนของ Assessor ถ้าไม่มีข้อมูลเดิมให้กำหนดเป็นหัวหน้างาน	Personal Plan
Supervisor or Staff (a)	ปรับปรุง Personal Plan Functional Competency KPI Training Recommend Talent Status Target Description Assessor Appraisal Format Candidate Status	Individual Development Planning
		Personal Plan
		Appraisal Form
		รายงานสรุปรวมความต้องการอบรม เพื่อจัดแผนการอบรม
		รายงานสรุป Candidate & Talent
HR	สร้างแผนการอบรมโดยวิเคราะห์จากข้อมูลความต้องการอบรม จาก (a) ซึ่งระหว่างสร้างแผนสามารถบันทึกรายชื่อผู้ร้องขอ การอบรม หรือผู้ที่ต้องถูกอบรมตามมาตราฐานเข้าสู่แผนได้ทันที	แผนการจัดอบรม
		แผนการเข้ารวมอบรม
		รายงานประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดอบรม
Staff	บันทึกขอฝึกอบรม	แผนการเข้าร่วมอบรม
		รายงานสรุปผู้เข้าร่วมอบรม และค่าใช้จ่ายอบรม
Supervisor	บันทึกจองฝึกอบรมให้ผู้ใต้บังคับบัญชา	แผนการเข้าร่วมฝึกอบรม
		รายงานสรุปผู้เข้าร่วมอบรม และค่าใช้จ่ายอบรม
Staff	ประเมินผลการอบรม	รายงานสรุปผลการจัดอบรม
HR	ปิดการอบรม	รายงานประวัติการฝึกอบรม
		รายงานสรุปค่าใช้จ่ายการอบรม
		รายงานการฝึกอบรมส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน
HR	โอนข้อมูลการอบรมเข้าสู่แฟ้มข้อมูลประวัติ	รายงานประวัติและอื่น ๆ

Business Process of Recruitment System in Self Service Concept

Initiator	Function	Result	Actor View
			HR	Sup.	Staff	All
HR (a)	บันทึกความต้องการกำลังพลตามแผน	รายงานความต้องการกำลังผล
Supervisor	บันทึกใบคำร้องกำลังพลและติดตาม โดยสามารถตรวจสอบความสถานะกำลังพล ที่มีในปัจจุบันกับแผนที่ได้วางไว้ในข้อ (a)	รายการคำร้องขอกำลังพล และติดตาม
		รายงานการขอกำลังพล (ต้องการ, ปัจจุบันและ กำลังสรรหา)
HR	ประกาศรับสมัครตามใบคำร้อง	โฆษณาประกาศรับสมัคร
Staff	สมัครงานตามใบประกาศ	ข้อมูลการสมัครงาน
HR	สรรหากำลังพลในฐานประวัติผู้สมัคร	รายชื่อกลุ่มเป้าหมายผู้สมัคร ต้องมีการกรองผู้สมัครจากภายในมาก่อน, ผู้สมัครจากภายนอก
HR	ประสานงานนัดสัมภาษณ์	ตารางสัมภาษณ์งาน
HR, Supervisor	บันทึกคะแนนสัมภาษณ์ และข้อเขียน	รายงานคะแนนสัมภาษณ์ และข้อเขียน
HR	สรุปผลการคัดเลือกผู้สมัครงาน และปิดใบคำร้อง	ผลสรุปการคัดเลือก
		รายงานสรุปผลการสรรหาทั้งหมด
HR	โอนข้อมูลผู้สมัครงานเข้าสู่ฐานข้อมูลประวัติพนักงาน	ข้อมูลในประวัติพนักงาน

Business Process of Welfare & Benefit System in Self Service Concept

Initiator	Function	Result	Actor View
			HR	Sup	Staff	All
HR	กำหนดนโยบายการเบิกสวัสดิการ	ทะเบียนรายการสวัสดิการ
Staff	บันทึกใบคำร้องขอสวัสดิการและติดตามความคืบหน้า โดยระบบจะตรวจสอบว่าตรงตามนโยบายให้อัตโนมัติ	รายการคำร้องขอสวัสดิการ
		รายงานประวัติการขอสวัสดิการ
		รายงานยอดรวมการขอสวัสดิการทั้งองค์กร
HR	บันทึกผลการตรวจร่างกาย	รายงานผลการตรวจร่างกาย
HR	บันทึกทะเบียนสินทรัพย์ และนโยบายการยืม	รายงานทะเบียนสินทรัพย์
Staff	บันทึกใบยืมสินทรัพย์ และติดตามการจัดเตรียมสินทรัพย์	รายงานใบคำร้องขอยืมสินทรัพย์
		รายงานสินทรัพย์ถึงกำหนดคืน
		รายงานสถานะภาพสินทรัพย์
HR	บันทึกเปลี่ยนสถานะภาพสินทรัพย์ เช่น ไม่ว่าง, รับคืนและส่งซ่อม	รายงานสถานะภาพสินทรัพย์

Business Process of Time Attendance System in Self Service Concept

Initiator	Function	Result	Actor View
			HR	Sup.	Staff	All
HR (a)	สร้างรูปแบบเวลาทำงานตามนโยบาย	รายงานทะเบียนเวลาทำงาน
Supervisor	บันทึกใบวางแผนการทำงานตามรูปแบบเวลาทำงานที่ได้กำหนดไว้ในข้อ (a)	แผนการทำงาน
Supervisor or Staff	บันทึกเอกสารปรับเปลี่ยนเวลาทำงานต่าง ๆ เช่น บันทึกใบลา บันทึกใบขอทำงานล่วงเวลา บันทึกใบลืมรูดบัตร บันทึกใบเปลี่ยนกะ บันทึกใบแลกกะ บันทึกใบโอนกะ บันทึกใบเปลี่ยนวันหยุด	แผนการทำงาน
Automatic	รับข้อมูลการรูดบัตร	รายงานการรูดบัตรพนักงาน
		รายงานจำนวนพนักงานที่รูดบัตร
Automatic	ตรวจสอบเวลาทำงาน, จับคู่ และโอนข้อมูลเวลาทำงาน จะทำงานย้อนหลังตามจำนวนวันที่กำหนด แต่ทำทุกวันเช่น ย้อนหลัง 3 วัน และวันนั้นเป็นวันที่ 5 หมายถึงจะทำงานตรวจสอบ, จับคู่ และ โอนเวลาทำงาน วันที่ 2-5 ถ้ามีข้อผิดพลาดหลังจากนี้ต้องแก้ไขเองโดย HR	รายงานผลการตรวจสอบ
		รายงานการทำงานในหลายมุมมอง
HR	ผ่านรายการเวลาทำงานเข้าสู่ประวัติการทำงาน	รายงานประวัติการมาทำงาน รวมทั้งรายงานในเชิงสถิติ

Business Process of Appraisal System in Self Service Concept

Initiator	Function	Result	Actor View
			HR	Sup	Staff	All
HR	สร้างหัวข้อประเมินผล และแบบฟอร์มการประเมินผล	แบบฟอร์มการประเมินผล
HR	สร้างรายการประเมินผลตามเงื่อนไขที่กำหนด	รายการประเมินผล
HR	สร้างรายการประเมินผลตาม Personal Plan	รายการประเมินผล
Supervisor	บันทึกคะแนนประเมินผล	รายงานสรุปคะแนนประเมินผล
HR	ยืนยันคะแนนประเมินผล นำยอดสรุปไปเก็บใน Personal Plan เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ และติดตามการทำงานย้อนหลัง	ประวัติ Personal Plan รายงานสรุป Competency & KPI