New Model of HR Outsourcing System
ในหลายปีที่ผ่านมางานด้าน HR มีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมไปมาก จากผลกระทบหลายอย่างที่เกิดขึ้น ไม่ว่าปัจจัยภายในองค์กร และภายนอกองค์กร เช่น มุมมองการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เปลี่ยนแปลงจากที่เห็นว่าการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นค่าใช้จ่ายขององค์กร เปลี่ยนเป็นการบริหารสินทรัพย์ขององค์กร ถึงขนาดเปลี่ยนชื่อบริหารงานบุคคล เป็นบริหารทรัพยากรมนุษย์กันเลยทีเดียว หรือแนวความคิดเรื่องการจัดการองค์ความรู้ จากจุดนี้ ทำให้เกิดแนวความคิดในการพัฒนา และวัดประสิทธิภาพของบุคลากร ในแต่ละตำแหน่ง เพื่อใช้ในการประเมินมูลค่าของบุคลากร ให้เป็นไปในมาตรฐานเดียวกัน โดยใช้แนวทาง KPI
แต่ยังมีอีกวิธีหนึ่งที่กำลังเป็นที่นิยม ในช่วง 3-4 ปีที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบัน คือการเอาท์ซอทต์ซิ่ง (Outsourcing) โดยหลาย ๆ องค์กรได้ใช้วิธีนี้กันอยู่ งานหลัก ๆ ที่นิยมทำ Outsourcing มากที่สุด คืองานด้านคำนวณเงินเดือน ด้วยเหตุผลในการ Outsourcing มีหลายประการ ดังนี้
สามารถลดอัตรากำลังพล สามารถลดต้นทุน และขั้นตอนการทำงาน สามารถลดต้นทุนทางด้าน Software และการบำรุงรักษา นำเวลาที่ได้ไปใช้กับ Core Business มากขึ้น มีผู้เชี่ยวชาญดูแลในส่วนของงานที่ Outsource ลดปัญหาจากการลาออกของพนักงานที่ดูแลในงานนั้น การคำนวณต้นทุนในการทำงานนั้นได้ถูกต้อง
จากเหตุผลต่าง ๆ ที่ได้กล่าวมาเป็นเหตุผลที่ดี และเป็นสิ่งที่ทำให้หลายองค์กร ได้ตัดสินใจเดินตามแนวทาง Outsourcing กันเป็นอย่างมาก แต่จากที่ได้สัมผัสกับบริษัทที่ใช้บริการ Outsourcing หลายบริษัทได้ให้ข้อมูลบางประการ ที่น่าสนใจนำมาบอกกล่าว เพื่อที่จะวิเคราะห์ว่าได้ประโยชน์คุ้มค่าหรือไม่ ในการทำ Outsourcing ซึ่งส่วนใหญ่บริษัทฯ จะบอกให้ทราบว่าการ Outsourcing Payroll ไม่ได้ช่วยลดภาระงานเท่าที่ควร ส่วนจะคุ้มค่าหรือไม่ขึ้นอยู่กับราคาที่ได้จ่ายไปของแต่ละบริษัท ส่วนจุดที่ไม่ได้ช่วยลดภาระงานเท่าที่ควรคือบริษัทผู้ให้บริการ Outsourcing Payroll ส่วนใหญ่ได้กำหนดขั้นตอนการส่งข้อมูลไว้เป็นอย่างดี เพราะบริษัทผู้ให้บริการ จะกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจนมากที่สุด ซึ่งจะเป็นการดีกับทั้งสองฝ่าย ไม่ให้เกิดความสับสนในการทำงานร่วมกัน
แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา การที่จะคำนวณเงินเดือนให้ถูกต้อง ต้องมาจากระบบตรวจสอบเวลาทำงานที่ถูกต้อง ซึ่งถ้าได้ข้อมูลเวลาที่สมบูรณ์ พร้อมจะคำนวณเงินเดือน งานคำนวณเงินเดือน จะเป็นเพียงกดปุ่มสั่งคำนวณเงินเดือน แล้วพิมพ์รายงานเท่านั้น ซึ่งหลายบริษัทคงเห็นด้วยกับแนวความคิดนี้ โดยเฉพาะองค์กร ที่มีการกำหนดเวลาทำงานที่ซับซ้อน นอกจากนี้ยังมีข้อมูลเงินได้ และเงินหักอื่น ๆ ที่ต้องจัดเตรียมอีกด้วย ดังนั้นงานส่วนใหญ่ จึงเป็นภาระที่ตกกับบริษัทที่ใช้บริการเกือบทั้งหมด เพราะต้องเตรียมข้อมูลต่าง ๆ ให้เรียบร้อยตามที่ได้ตกลงทั้งหมด ทั้งประวัติพนักงานใหม่, รายการปรับเงินเดือน, ข้อมูลเวลาทำงานต่าง ๆ และรายได้ และเงินหักอื่น ๆ ดังนั้นจึงเป็นการขว้างงูไม่พ้นคอ
ดังนั้น บริษัท สยามเอชอาร์ คอร์ปอเรชั่น จำกัด ขอเสนอแนวทางใหม่ ในการให้บริการ Outsourcing ซึ่งจะช่วยให้ทั้งผู้ให้บริการ และผู้ใช้บริการ ได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย แนวทางที่ว่า คือการให้บริการระบบงานบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ ในรูปแบบ Web Application บนInternet รวมกับการให้บริการ Payroll Outsourcing ไปด้วยกัน ดังภาพ
 |
โดยบริการของ SiamHR Outsourcing จะเป็นการให้บริการ ในรูปแบบที่แตกต่าง ๆ จาก Outsourcer รายอื่น ๆ เพราะนอกจากเราจะรับคำนวณเงินเดือน และจัดทำรายงานต่าง ๆ ตามที่ตกลงแล้ว เรายังได้ทำระบบให้บริการผ่าน Internet ด้วยแนวความคิด Employee Self Service ซึ่งทำให้พนักงานของท่านสามารถส่งใบลา, ใบขอทำงานล่วงเวลา, ใบขอปรับเปลี่ยนประวัติส่วนตัว และติดตามตรวจสอบข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ในการทำงานได้อีกด้วย หลังจากนั้นระบบจะส่งของมูลต่าง ๆ ไปยังหน่วยงาน Payroll Processing ให้อัตโนมัติ ด้วยการที่เรานำ IT เข้าไปช่วยลดงานของทั้งสองฝ่าย ดังนั้นการให้บริการนี้ จึงเป็นคำตอบของการให้บริการทำ HR Outsourcing ในอนาคตอย่างแน่นอน ที่สำคัญจะเป็นการลดภาระงาน ด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้จริง ความสามารถเบื้องต้นของบริการ ที่เราได้จัดเตรียมให้มีดังนี้ ทำงานผ่านระบบ Internet ได้อย่างไม่มีปัญหา มีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ Employee Self Service ต้องมีระบบ Workflow ช่องทางการสื่อสารระหว่างผู้ให้บริการ และผู้ใช้บริการที่ดี ฟังค์ชั่นงานครบถ้วนตามงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องการ มีระบบ E-Learning ที่มีประสิทธิภาพ การใช้งานโปรแกรมต้องง่ายต่อการเรียนรู้ ระบบการวิเคราะห์ข้อมูลต้องมีประสิทธิภาพ ระบบการสำรองข้อมูล ระบบมีเสถียรภาพสูง
ข้อแตกต่างอีกจุดหนึ่งที่สำคัญ คือเราจะเป็นผู้ให้บริการ HR Outsourcing ทั้งระบบ โดยเราได้จัดเตรียมทีมงาน และระบบช่วยเหลือต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทฯ ไม่ว่าจะเป็นระบบ E-Learning หรือทีมที่จะช่วย Support ให้การทำงานไม่ติดขัด โดยเราสามารถให้บริการ HR Outsourcing ได้หลายส่วนดังนี้